¿Subcontratar proyectos informáticos o contratar un equipo interno?

Demasiados proyectos informáticos. Demasiados pocos recursos

La tecnología es la columna vertebral de prácticamente todos los proyectos organizativos. Es un habilitador, un diferenciador, un requisito... y genera cantidades ingentes de trabajo. Cada año, los directores de proyecto y las PMO informan de que no tienen recursos suficientes para todos los proyectos de TI del embudo. Se están ahogando en proyectos y necesitan ayuda para ejecutar los que aportan valor a la empresa. Esa ayuda no siempre es fácil de encontrar y el presupuesto suele jugar un papel importante.

Por estas y otras razones, no es de extrañar que cada vez más empresas externalicen ciertas competencias para centrarse más en lo que mejor saben hacer. Los presupuestos de TI dedicados a la externalización han crecido hasta un 2,4% desde el año pasado y más de un tercio de las empresas tienen previsto aumentar la cantidad de trabajo que externalizan.

A medida que evoluciona la demanda de los usuarios finales, también debe hacerlo la tecnología para apoyar la innovación. Una habilidad necesaria ayer puede quedar obsoleta en cuestión de un par de años. Rara vez es posible contratar a unos pocos desarrolladores experimentados que puedan hacerlo todo, año tras año, proyecto tras proyecto. La tecnología no se detiene y, a menos que las empresas inviertan en formación continua con multitud de proyectos prácticos, pueden encontrarse fácilmente con un equipo de personas con talento versadas en sistemas heredados que ya no son relevantes. Las organizaciones se enfrentan al reto de atraer y retener recursos ágiles al cambio, ¿o deberían hacerlo?

 

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Muchas empresas consideran que pueden seguir mejor el rápido ritmo de la tecnología si externalizan sus proyectos de TI a una empresa consultora. De este modo, la empresa consultora se encarga de mantener la combinación adecuada de competencias. Las empresas tienen la libertad de pagar sólo por lo que necesitan, aunque renuncien a cierto control. Ambas partes pueden encontrar argumentos en el coste. La externalización puede ser cara y difícil de presupuestar, pero pagar continuamente salarios y prestaciones por cada vez más recursos puede desbordar rápidamente una asignación de TI.

Hay muchos pros y contras en ambos casos, así que hemos elaborado una breve lista de consideraciones que cualquier organización debería tener en cuenta antes de tomar una decisión.

 

¿Interna o externa? Los 5 factores más importantes

1. Plazo de comercialización

El éxito de un proyecto depende a menudo de la rapidez con que pueda ponerse en marcha. Cuanto más tarda un proyecto, más recursos y costes consume. Si su proyecto necesita acelerarse y su equipo actual no dispone de ancho de banda inmediato, la externalización es el camino a seguir. Los equipos subcontratados están básicamente a la carta. Usted paga una prima por tenerlos a su disposición, listos para actuar con el nivel adecuado de conocimientos del sistema.

Si, por el contrario, dispone de tiempo y de las capacidades adecuadas de gestión de proyectos y recursos para "reservar" los recursos que necesita su proyecto antes de que se los lleven a otro proyecto, puede mantener el proyecto dentro de la empresa. Es importante saber cuándo dispondrá de recursos y si estarán dedicados a su proyecto o trabajando en varios proyectos al mismo tiempo. Esto influirá directamente en la duración del proyecto.

2. Tecnología

La tecnología puede ser su mejor amiga o su peor enemiga. Si se trata de una nueva pila tecnológica o de un área de competencia de la que carece su organización actual, la externalización es la mejor opción. No querrá arriesgarse a que alguien asuma que puede "arreglárselas" cuando hay expertos en una empresa de consultoría que no retrasarán ni amenazarán el proyecto con su curva de aprendizaje. Por su tranquilidad, merece la pena externalizar el proyecto.

Por otra parte, si tiene alguna deuda técnica en tecnología antigua, crearla internamente puede ser una forma estupenda de retener a su equipo actual si se siente estancado en cuanto a crecimiento profesional y/o tendencias tecnológicas. A menudo se puede prolongar la vida de una aplicación o un sistema heredados simplemente modificando el código para que se adapte mejor a sus necesidades. Sin embargo, asegúrese de no conformarse. La deuda técnica se crea en primer lugar tomando atajos en lugar de aplicar la mejor solución global.

3. Solución o capacidad implantada

Algunas cosas son tan especializadas que se necesita ayuda adicional. Si se trata de una implementación de nicho, como SAP Hybris, será difícil contratar suficientes recursos internos para completar el proyecto. Es mejor externalizar el proyecto y, paralelamente, formar y/o contratar al equipo interno para que preste apoyo después de la puesta en marcha. De este modo, se acelera la implantación con la seguridad de que el apoyo externo es sólo temporal.

Asegúrese de que su equipo interno domina la tecnología antes de que el equipo subcontratado complete su parte del trabajo. Estás pagando por sus habilidades y conocimientos, así que asegúrate de aprovechar todo lo que puedas mientras estén en tu proyecto.

4. Presupuesto

El presupuesto siempre está en juego en cualquier proyecto de TI. La forma de presupuestar la externalización será diferente de la forma de presupuestar el personal. Si va a externalizar, tendrá un presupuesto de gastos de servicios externos (OSS) con la cantidad adecuada de fondos para respaldar una entrega satisfactoria.

Si decide que su proyecto siga siendo interno, tenga en cuenta las funciones existentes y el apoyo con el que cuenta para aumentar el presupuesto adecuadamente y contratar personal adicional. Asegúrate de tener en cuenta si tu proyecto requerirá uno o varios recursos y lo que te costarán esas competencias concretas.

5. Competencias

¿Cómo son sus recursos? Si va a asumir el proyecto internamente, ¿dispone del conjunto de competencias adecuado para ponerlo en marcha y ejecutarlo correctamente? A menudo, la gente levanta la mano para lanzarse al próximo gran proyecto, pero la realidad es que esos recursos acabarán costando más dinero a largo plazo debido a los conocimientos y al tiempo de puesta en marcha.

 

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Si su equipo carece de las habilidades necesarias, sus recursos actuales están por encima de su capacidad o no están disponibles, la externalización puede ahorrarle un tiempo precioso. No hay nada mejor que poder coger el teléfono y tachar una tarea de la lista. Tenga en cuenta que su empresa de consultoría le proporcionará los conocimientos exactos que necesita sólo durante el tiempo que los necesite, o puede seguir prestándole sus servicios de forma continuada. En cualquier caso, obtendrá los conocimientos que necesita sin tener que esperar.

Tanto si opta por subcontratar sus proyectos de TI a una empresa de consultoría como si contrata el talento necesario para completar su equipo interno, es fundamental que cuente con un plan sólido en el momento de la puesta en marcha, no sólo para respaldar la implantación, sino también para ofrecer nuevas capacidades.