4 pasos para adquirir las habilidades necesarias para cada proyecto

Demasiados proyectos. Demasiados pocos recursos centrados en lo correcto.

¿Cómo gestionan sus recursos informáticos todos los proyectos en curso? ¿Están desbordados? ¿Están sobreutilizados y demasiado dispersos? ¿Los proyectos se retrasan, se estancan o superan el presupuesto? ¿Está su empresa innovando y creciendo al ritmo que necesita para seguir siendo líder o un competidor viable?

El estudio comparativo de Planview sobre gestión de recursos y planificación de la capacidad constata continuamente el mismo problema entre los responsables de desarrollo de productos, TI y programas empresariales de todo el mundo: el principal problema para la mayoría de las empresas es que hay demasiados proyectos para tan pocos recursos. ¿Se siente identificado?

 

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¿Cómo se puede resolver este problema? La primera reacción instintiva cuando las empresas se dan cuenta de que tienen un problema de recursos es responder: "No tenemos presupuesto para contratar más recursos". Aunque los presupuestos son cada vez más ajustados a medida que se reducen los márgenes, existen costes reales asociados al incumplimiento de los plazos, a los largos ciclos de desarrollo de los productos y a las entregas mediocres de los proyectos. La buena noticia es que puede que disponga de muchos recursos. La mala noticia es que pueden estar centrados en las cosas equivocadas. La mejor noticia es que puede ser proactivo para mejorar la capacidad de los recursos, sin necesidad de renovar todo el departamento.

 

Adecuación de los recursos a los proyectos

Cuando nos contratan para asesorar sobre proyectos de TI, una de las primeras cosas que solemos observar es que muchos de los recursos existentes trabajan en los proyectos equivocados. O bien la empresa "se las arregla" con los recursos que tiene y les pide que trabajen en proyectos para los que no están especialmente capacitados, o bien infrautiliza algunos recursos y sobreutiliza otros.

Cuando las empresas pueden alinear adecuadamente los recursos con los proyectos adecuados, es sorprendente lo mucho más eficiente que resulta el departamento a la hora de entregar los proyectos a tiempo, dentro del presupuesto y según lo especificado. La clave para alcanzar este nivel de madurez de los recursos es conocer realmente a los empleados, sus habilidades y los requisitos del proyecto.

 

4 pasos para alinear los recursos

Como empresa de dotación de personal de TI que también ofrece consultoría experta en TI, tenemos una perspectiva única sobre cómo casar el talento con los proyectos adecuados. Estos son algunos de nuestros consejos para conseguir la alineación que necesita para impulsar la productividad y la innovación sin malgastar fondos.

1. Evalúe sus recursos actuales

Antes de hacer nada, debe comprender dónde se encuentra ahora mismo. Tanto si tu equipo informático eres solo tú como si gestionas un centenar de recursos, tienes que saber qué experiencia y habilidades tienes sobre la mesa.

Puede trabajar con RRHH, sentarse con los directivos, realizar encuestas o entrevistas en persona o revisar currículos. Ten en cuenta que lo que aparece en un currículum o en un archivo de RR.HH. puede no ser del todo exacto. No estamos sugiriendo que los empleados mientan para conseguir un trabajo, pero puede que no sean tan específicos como usted desearía. También es posible que hayan desarrollado habilidades desde que redactaron su último currículum.

Hablar con ellos y con sus jefes es probablemente la mejor manera de entender realmente en qué proyectos han trabajado en el pasado, en qué proyectos están trabajando actualmente y su ancho de banda, qué intereses tienen en desarrollar sus habilidades y tal vez dónde pueden tener habilidades que hasta ahora han sido inexploradas. También es probable que descubra que muchos están trabajando en proyectos que no deberían. Puede que estén cojeando, pero no están aportando el valor que el proyecto realmente necesita.

El objetivo es tener todas las cartas sobre la mesa. Debes saber quién puede hacer qué, quién está trabajando en los proyectos que más se ajustan a sus habilidades y quién tiene potencial para aportar más.

2. Descubra sus carencias

Una vez que conozcas las competencias de que dispones, tienes que hacerte una idea de los proyectos en curso y en preparación. ¿Tendrá su actual reserva de recursos las competencias necesarias para llevar a cabo esos proyectos con eficacia en el momento en que se necesiten? ¿Va a tener que conformarse o estará preparado con las competencias adecuadas para el proyecto?

Habla con los jefes de proyecto para saber qué habilidades ayudarían a que el proyecto se desarrollara sin problemas. No les limite a las habilidades que usted sabe que tiene. En lugar de eso, deja que hablen con franqueza sobre qué habilidades querrían si fuera un mundo perfecto. Averigua si los recursos actuales están alineados o si están trabajando en cosas equivocadas.

Utilice esta información para volver a su evaluación de recursos y ver qué coincide y en qué se queda corto. ¿Existen recursos que quizás nunca hayan trabajado con esos sistemas pero que demuestren tener experiencia con ellos en un trabajo anterior? ¿Hay recursos que hayan expresado interés en aprender esos sistemas?

Determine si realmente tiene una carencia de competencias, si hay potencial por descubrir en sus recursos actuales o si debería trasladar un recurso desajustado a un proyecto más apropiado. Recuerde que si retira un recurso de sus proyectos actuales para que trabaje en otro, esos proyectos actuales pueden verse perjudicados. Antes de reasignar recursos, asegúrese de que dispone de suficientes competencias para mantener los proyectos actuales en marcha.

3. Contratar al talento adecuado para el puesto - 3 opciones

Si determina que, de hecho, tiene una carencia de competencias y no hay nadie en su equipo que pueda desempeñar esa función a corto plazo, puede que haya llegado el momento de contratar. No se preocupe, puede que sólo necesite contratar para ese proyecto concreto. Básicamente tiene tres opciones a la hora de contratar y, dependiendo de su elección, su presupuesto puede o no influir.

Contratar a tiempo completo o parcial
Contratar a un empleado a tiempo completo o parcial puede ser su opción más costosa, pero también será el regalo que sigue dando. Si ve continuamente que los proyectos requieren una habilidad específica de la que carece en su equipo, puede que a la larga le resulte más barato contratar finalmente a un recurso con esa habilidad que contratar constantemente a contratistas o conformarse con lo que tiene.

 

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Contratar a un contratista
Esta es una excelente alternativa a la contratación a tiempo completo cuando sólo necesitas una habilidad específica para un proyecto concreto durante un periodo de tiempo determinado. Un empleado a tiempo completo requiere más contratación y prestaciones, por lo que si no lo necesita de forma continuada, puede ahorrar bastante dinero contratando a un contratista que se adapte a sus necesidades sólo en ese momento.

Algunos contratistas están interesados en oportunidades de contrato a tiempo parcial. Si se les contrata primero como contratistas, se tiene una idea directa de si serán o no un buen miembro del equipo a tiempo completo en un momento determinado. Es como probar antes de comprar. Pregunte a su contratista si está abierto a la idea, sin comprometerse a que vaya a suceder.

Contratar a una agencia de colocación
Una agencia de contratación de personal de TI podrá encontrar el recurso adecuado para su(s) proyecto(s) exacto(s) más fácilmente que usted. Tienen acceso a grandes reservas de talento y mantienen una relación constante con ellas. También saben cuáles de sus recursos podrían dejar un trabajo actual por otro, lo que les abre las puertas a una reserva aún mayor.

Una nota sobre las agencias de contratación: encuentra una que se convierta en tu socio. Muchas agencias de empleo te obligan a rellenar un cuestionario sobre el proyecto y los recursos que necesitas, y luego te envían docenas de currículos a la bandeja de entrada para que les hagas un seguimiento. Una opción mejor es una agencia de contratación que se tome tiempo para conocerle a usted, a su equipo informático y su forma de trabajar. Utilizarán esa información para encontrar los recursos que no sólo se ajusten a las competencias, sino también a la cultura y la ética de trabajo.

Una agencia de colocación puede encontrarle empleados a tiempo completo o parcial, así como contratistas. También pueden tener sus propios recursos internos que pueden enviarle para completar proyectos específicos.

4. Desarrollar continuamente las capacidades existentes

Siempre recomendamos a las empresas que dediquen una parte de su presupuesto a desarrollar las capacidades de sus empleados. Los empleados son más felices cuando sienten que su empresa se interesa por su bienestar y su desarrollo profesional. Anímeles a ampliar sus conocimientos tomando clases de formación continua y cursos en línea. Permítales seguir de cerca a los recursos existentes con habilidades que deseen aprender. Cuanto más versados estén en diferentes tecnologías, procesos y métodos, más probabilidades tendrán de cubrir las lagunas que seguramente se producirán.