Las vacaciones ya están aquí
Las vacaciones son una época de familia, amigos, fiestas y celebraciones. También puede ser una época en la que sus proyectos informáticos se paren en seco. Algunas empresas planifican estas interrupciones. Otras intentan hacer todo lo posible antes de que todo el mundo empiece a tomarse los días de vacaciones no utilizados. Y, por desgracia, algunas reaccionan como si no tuvieran ni idea de que las vacaciones ya están aquí y les pilla desprevenidas.
Cuando las vacaciones llaman a su puerta, ¿está preparado? ¿Qué pasará con sus proyectos informáticos? ¿Ha planificado sus sprints en torno a las vacaciones?
Las empresas de éxito saben que los proyectos de éxito exigen calendarios y entregas predecibles. Cualquier retraso, cambio o interrupción interfiere en esos calendarios, lo que inevitablemente provoca retrasos en las entregas. Todo esto cuesta dinero y, si no se comunicaron al cliente (interno o externo) unas expectativas precisas, podrían surgir problemas de satisfacción del cliente.
La planificación previa evita un rendimiento deficiente
Este viejo adagio del ejército es válido en casi todos los ámbitos de la vida. En el caso de los proyectos informáticos, se trata de planificar con antelación para evitar desde pequeños retrasos hasta cierres catastróficos. Las vacaciones son, obviamente, algo que las empresas pueden planificar, y los proyectos de TI deben tener en cuenta los meses de vacaciones.
Por supuesto, este tipo de planificación debe hacerse por adelantado, durante las fases iniciales de planificación. Sin embargo, si llega un poco tarde y se da cuenta de que algunos de sus proyectos pueden toparse con un muro en las próximas semanas, aún puede hacer algunas cosas:
1. Consultar a una empresa de gestión de proyectos informáticos
Incluso si nunca ha recurrido a una empresa de gestión de proyectos informáticos y no suele necesitarla, las vacaciones son el momento perfecto para planteárselo. Cuando su personal de TI se reduce durante los meses de vacaciones, puede aprovechar los recursos de una empresa de gestión de proyectos de TI para cubrir las carencias. Pueden prestarle sus propios recursos internos o enviarle talentos de su amplia reserva de recursos, a menudo con poca antelación. Estas personas vendrán con las cualificaciones exactas que su proyecto necesita sin necesidad de mucha ayuda. Esto significa que, por lo general, pueden incorporarse directamente con una interrupción mínima del proyecto.
2. Gestione sus recursos con prudencia
La gestión de recursos y la planificación de capacidades son otras áreas en las que nuestro adagio del ejército es pertinente. Las TI exigen que las empresas planifiquen con antelación, conozcan su capacidad de recursos y los asignen a proyectos en función de los requisitos de cualificación y el calendario.
No es buena idea que el personal informático clave se tome vacaciones al mismo tiempo. Si aún no han reservado sus vacaciones, asegúrese de comunicarles que tendrán que coordinar su tiempo libre entre ellos para garantizar que dispone de representación de competencias para los proyectos críticos. Determina qué proyectos no pueden soportar una reducción de personal y qué habilidades son necesarias durante los sprints afectados. Asegúrese de contar con los recursos adecuados para llevar a cabo esas tareas durante las vacaciones, incluso si ello implica rotar a los empleados diaria o semanalmente.
Si recibe reticencias o simplemente quiere adelantarse, ofrezca incentivos a quienes se queden durante los días de vacaciones más solicitados. Puede ser en forma de primas, tiempo libre extra después de las vacaciones o pago de horas extra.
3. Siempre queda enero
Si se da cuenta de que sus proyectos seguirán sufriendo un parón durante los meses de vacaciones, puede que no todo sea malo. La mayoría de la gente asume que las vacaciones ralentizarán los proyectos. Por supuesto, habría sido mejor incluir esos meses de vacaciones en el calendario del proyecto, pero al igual que tus recursos se toman tiempo libre, también lo hacen tus clientes.
A veces, hay que hacerlo lo mejor posible con lo que se tiene. Si tiene que retrasar un proyecto, a menudo puede recuperar esos retrasos después de las vacaciones. Una vez más, consulte con una empresa de gestión de proyectos para reforzar su plantilla en enero, por ejemplo, de modo que pueda retomar el trabajo más rápidamente. Otra posibilidad es establecer la obligación de que todos los recursos permanezcan en la oficina durante un periodo de tiempo determinado después de las vacaciones para ponerse al día.
4: Planificar el año que viene
Ahora que comprende la importancia de la planificación previa, podrá hacerlo mejor el año que viene. Sienta un nuevo precedente en la planificación de proyectos y recursos. Exija que cada proyecto se planifique pensando en las vacaciones. Asegúrese de conocer las competencias actuales de sus recursos y planifique su capacidad en función de los requisitos actuales y futuros del proyecto. Los recursos deben estar siempre alineados con los requisitos del proyecto mucho antes de su inicio. Cualquier cambio en los proyectos que requiera nuevas competencias o ampliar el tiempo que el personal debe dedicar a esos proyectos debe sopesarse con el impacto que tendrá en otros proyectos que esperan esos mismos recursos.
Este es un buen momento para considerar la contratación de nuevos talentos que cubran las carencias de competencias, ya sea de forma permanente o mediante contrato. Consulte a una empresa de dotación de personal informático para iniciar la búsqueda. Ellos podrán trabajar con usted para determinar sus necesidades actuales y la mejor manera de formar sus equipos para hacer más trabajo más rápidamente. También pueden ayudarle a prepararse para la próxima temporada de vacaciones y a encontrar las competencias que prevé necesitar el año que viene por estas fechas. Sí, planificar con tanta antelación es un reto, pero las empresas que lo hacen rara vez se ven en apuros a final de año.
Siga estos consejos y podrá disfrutar un poco más de sus vacaciones sin preocuparse por cómo van los proyectos.
Consejero Delegado, Zilker Partners
Jeff aporta a Zilker Partners una profunda experiencia en contratación, TI, digital y prestación de servicios, aprovechando su experiencia en telecomunicaciones, IBM y Dell. Como CEO, aborda cada proyecto centrándose en alinear a las personas, los procesos y la tecnología, garantizando una ejecución eficiente y unos resultados satisfactorios a través de una estrategia de entrega equilibrada e integrada.
