Cómo gestionar eficazmente equipos remotos

Todos estamos en el mismo barco

Antes de COVID-19, poco más del 40% de los estadounidenses trabajaban a distancia al menos una parte del tiempo. Desde la COVID-19, los 50 estados tienen distintos niveles de restricciones de cierre, lo que ha obligado a la gran mayoría de las empresas de todos los sectores a buscar la manera de permitir que algunos o todos sus empleados trabajen a distancia. Ahora, una encuesta de Gartner revela que el 74% de los directores financieros encuestados tiene previsto mantener a algunos empleados en remoto de forma permanente. Casi el 25% tiene la intención de cambiar al menos el 20% de sus empleados in situ a puestos remotos permanentes.

Si los directores financieros de cientos de empresas sirven de indicación, la mano de obra después de la gripe A será muy diferente de la que había antes de que la pandemia lo cambiara todo. Esto significa que todos los niveles de dirección tendrán que saber cómo gestionar eficazmente los equipos remotos. Es algo más que asignar trabajo y esperar que se haga a tiempo. La productividad sólo es beneficiosa si todo ese esfuerzo genera un valor real para la empresa. ¿Cómo se controla esto?

Antes de que pueda esperar lo mejor de sus empleados, tiene que sentar las bases para capacitarlos, equiparlos y permitirles dar lo mejor de sí mismos, aunque trabajen a distancia. El lugar de trabajo no debe ser un factor determinante de su rendimiento. Algunos pueden prosperar en entornos de oficina de grupo, mientras que otros prosperan trabajando solos desde una oficina en casa. Como líder, es importante que les ayudes a sobresalir estén donde estén porque, con COVID-19, puede que no tengan muchas opciones.

Empecemos por la persona antes de pasar al trabajo.

Gestión eficaz de equipos remotos: Manténgase conectado

Lo último que quiere un directivo es que su equipo se sienta apartado. Los estudios demuestran que los empleados que sienten que pertenecen a un equipo son trabajadores más productivos. Los que se sienten parte del equipo experimentan un aumento del 56% en su rendimiento laboral y una reducción del 50% en el riesgo de rotación. También es un 167% más probable que recomienden su empresa a quienes buscan trabajo.

Gartner descubrió que los equipos altamente comprometidos muestran un 21% más de rentabilidad y que las organizaciones con más éxito sitúan el compromiso de los empleados en el centro de su estrategia empresarial. Obsérvese que en ninguna parte del estudio de Gallup se dice que esos resultados se basen únicamente en los equipos de la oficina. El compromiso tiene que producirse dentro o fuera de la oficina corporativa.

Asegurarse de que sus empleados remotos se sienten vinculados a la empresa no sólo es bueno para el negocio, sino que es lo correcto.

Crear un equipo cohesionado

Si su equipo es remoto, es fácil que usted, como directivo, o los miembros de su equipo se sientan aislados por la falta de cohesión del equipo. Si quieres unir a todos, la comunicación del equipo debe aumentar e incluir a todos. Puede lograrlo mediante reuniones de equipo en línea en directo, discusiones de chat en grupo y eventos regulares de creación de equipos remotos seguros para COVID (piense en actividades al aire libre). Asegúrate de que todos se conocen y saben por qué están en el equipo. Ayúdales ofreciéndoles una plataforma para colaborar: el software de colaboración y las reuniones periódicas son siempre mejores que el correo electrónico impersonal que se pierde.

Tener 1x1 cada semana

Por muy fantásticos que sean los eventos de team building a distancia, es posible que no todo el mundo pueda participar. Puede que tenga que ser virtual. Pero no se desanime. Virtual no tiene por qué significar aburrido y puede trabajar en cualquier momento, incluso si usted está organizando eventos de formación de equipos en persona también. He aquí algunas ideas para mantener el interés:

• Juego Heads Up. Solo tienes que descargar la aplicación gratuita de App Store o Google Play en tu smartphone y que empiecen las travesuras. 
• Test de personalidad del eneagrama: pida a cada miembro del equipo que realice el test del eneagrama en línea (hay docenas de opciones gratuitas en línea) y revise los aspectos más destacados en conjunto. Hazlo interactivo para que el equipo pueda dar su opinión.
• Club de lectura - Haga que el equipo se ponga de acuerdo sobre un libro y lea una cierta cantidad cada semana. Ofrezca una reunión quincenal opcional para que los asistentes se unan y comenten el libro. Intenta elegir libros relacionados con tu industria o sector para adquirir conocimientos sobre la marcha.
• Kahoot! es una plataforma en línea en la que puedes organizar sesiones de preguntas y respuestas cronometradas en directo (puedes crear tus propias preguntas o utilizar un cuestionario de Kahoot! ya existente para tu equipo). 

Gestione eficazmente equipos remotos: Manténgase en el buen camino

Bien, es hora de ponerse manos a la obra. Ahora que tu equipo tiene el cálido y difuso brillo corporativo, necesitas sentirte seguro de su rendimiento, y eso no significa confiar sólo en su palabra. Hacer un seguimiento de su progreso y estado de trabajo puede ser un reto cuando los gestionas a distancia, pero no faltan programas que lo hacen mucho más fácil. 

Conocer los objetivos

Lo primero y más importante es saber cuáles son tus objetivos para poder decir a tu equipo cuáles son sus objetivos de equipo. Luego, dentro de tu equipo, cada miembro tendrá sus propios objetivos, que pueden ser iguales o diferentes de los de otros miembros del equipo. Asegúrese de que esos objetivos están claros. ¿Qué quiere conseguir la empresa? ¿Cómo se espera que el equipo contribuya a que la empresa alcance sus objetivos? ¿Cómo influirá directamente el trabajo de cada miembro del equipo en el éxito de estos objetivos? ¿Qué tareas debe realizar quién y cuándo? La asignación de tareas, la creación de calendarios y la definición de las expectativas prepararán a su equipo para obtener los mejores resultados posibles.

¿Dispone de un sistema para hacer todo esto? ¿Necesita un software que le ayude a seguir y priorizar los objetivos a nivel empresarial y de equipo? El software basado en la nube está ayudando a todo tipo de empresas a gestionar sus proyectos a distancia y asegurarse de que todos están en la misma página. Si no tienes nada mejor que el correo electrónico y las hojas de cálculo, es hora de que busques un software de gestión de proyectos.

Mantener el trabajo alineado

La alineación es clave. El trabajo debe estar alineado con la estrategia empresarial. Cualquier trabajo que no esté alineado con la estrategia debe descartarse o volver a priorizarse. En las reuniones 1x1 y en las reuniones de equipo, todo el mundo debe tener una idea clara del trabajo en el que debe centrarse y de cómo afecta al proyecto o programa en su conjunto. Comprender las dependencias es importante a todos los niveles. Para que las iniciativas estratégicas tengan éxito, todos los implicados deben trabajar por el mismo objetivo y poner de su parte.

Una vez más, el software basado en la nube puede ser su mejor aliado. No sólo proporcionará acceso 24/7/365 a los miembros remotos del equipo y a la dirección, independientemente de dónde trabajen, sino que le ayudará a garantizar que el trabajo se mantiene alineado con la estrategia. Los proyectos "mascota", los proyectos "de emergencia" e incluso un énfasis excesivo en los proyectos "para mantener las luces encendidas" pueden echar todo a perder y aplastar la innovación, así que asegúrate de que tienes una forma de que la gente vea qué está priorizado, por qué, en qué punto están las cosas y cómo fluye el trabajo a través del sistema.

Medir a menudo

Exagere con los informes de situación. Si aún no lo hace, elabore un informe de situación semanal en el que destaque los logros de la semana anterior y lo que está por venir esta semana. Haz una llamada semanal para hacer balance. ¿Lleva tiempo? Sí. Pero con un equipo remoto, una comunicación sólida es más importante que nunca, y proporcionar a su equipo una imagen clara de lo que ya se ha logrado, lo que necesita atención ahora y lo que está en el radar es fundamental.

Tampoco te sientas obligado a crear estos informes manualmente. El software también ayuda. Con la solución adecuada, podrás generar informes de estado que no solo te mostrarán en qué punto se encuentran tus proyectos actuales, sino que te dirán cosas como cuánto esfuerzo requiere cada uno, cuánto presupuesto se ha gastado y lo bien que tu equipo está ejecutando las tareas. 

El trabajo a distancia puede ser ideal o no, dependiendo de a quién preguntes, pero en lo que probablemente estemos de acuerdo es en que es algo a lo que todos tenemos que acostumbrarnos. Como líder, depende de ti construir una base de transparencia, colaboración y unidad entre los miembros de tu equipo. Si no está seguro de qué tipo de tecnología puede ayudarle, trabaje con un consultor digital y de TI con experiencia que se tome el tiempo necesario para comprender su empresa y sus flujos de trabajo antes de recomendarle el software u otra tecnología adecuados. Obtener una opinión objetiva, adaptada a su situación particular, puede cambiar las reglas del juego y ahorrarle mucho dinero a largo plazo.